Ведомость получения денежных средств по договору найма: образец и правила заполнения

Ведомость получения денежных средств — приложение к договору найма, в котором стороны последовательно фиксируют платежи за квартиру и другие согласованные расчёты. Она особенно полезна при передаче наличных, когда банковской выписки или чека нет.

Зачем нужна ведомость

Документ помогает подтвердить, когда, за что и в каком размере Наниматель передал деньги, а Наймодатель их получил. Одна ведомость может использоваться для регулярных платежей в течение всего срока найма.

В отличие от отдельной расписки о получении денег, которую оформляют на один конкретный платёж, в ведомости предусмотрено несколько строк. Каждая заполненная строка относится только к указанной в ней сумме и назначению.

Какие платежи можно отражать

• плату за пользование квартирой за конкретный месяц или иной период;

• обеспечительный платёж, если он предусмотрен договором;

• возмещение коммунальных и иных расходов;

• другой платёж, прямо связанный с договором найма.

Разные виды платежей лучше не объединять одной суммой. Если деньги передаются одновременно по нескольким основаниям, безопаснее заполнить отдельную строку для каждого из них.

Как заполнить ведомость

1. Укажите стороны и договор

Заполните Ф. И. О. Наймодателя и Нанимателя, реквизиты документов, номер и дату договора. Данные должны совпадать с договором найма.

2. Заполняйте одну строку на один платёж

Укажите фактическую дату передачи или зачисления денег. Не ставьте подпись заранее в пустых строках.

3. Конкретизируйте назначение

Вместо общей формулировки «за квартиру» напишите, например: «плата за наём за август 2026 года» или «обеспечительный платёж по пункту 3.4 договора».

4. Зафиксируйте сумму

Сумму лучше указывать цифрами и прописью. Если эти значения различаются, впоследствии может возникнуть спор о размере платежа.

5. Укажите способ оплаты

Для наличных напишите «наличные». Для перевода укажите банк, последние цифры счёта или карты либо номер операции — без публикации лишних платёжных данных. Банковский чек или выписку желательно сохранить.

6. Поставьте подписи

При наличном расчёте подпись Наймодателя в соответствующей строке подтверждает получение денег. Подпись Нанимателя показывает, что стороны одинаково понимают назначение и сумму платежа. Для безналичного расчёта важны также банковские документы.

7. Подведите итог

Итог указывают только по фактически заполненным строкам и на конкретную дату. При исправлении записи зачеркните ошибочный текст одной линией, внесите верные сведения и заверьте изменение подписями сторон.

Частые ошибки

• не указан оплаченный период или конкретное назначение платежа;

• дата в ведомости не совпадает с фактической датой передачи денег;

• наличный платёж не подтверждён подписью Наймодателя;

• несколько разных платежей объединены в одну строку без расшифровки;

• при переводе не сохранены чек, выписка или реквизиты операции;

• в документ включена оговорка, которая безусловно отрицает другие доказательства оплаты.

Практические рекомендации

У каждой стороны должна быть копия ведомости с одинаковыми записями. Бумажный документ безопаснее заполнять одной ручкой, не оставлять подписанные пустые строки и периодически делать скан или фотографию.

Если ведомость хранится в общей электронной папке, ограничьте доступ к ней: документ содержит паспортные и платёжные сведения.

Проверка записи перед подписанием

• указан договор и правильно определены стороны;

• дата, вид и период платежа заполнены;

• сумма указана цифрами и прописью;

• способ оплаты и реквизиты операции понятны;

• получатель денег поставил подпись;

• подтверждающие банковские документы сохранены.

Правовая основа

Согласно статье 408 ГК РФ кредитор, принимая исполнение, по требованию должника обязан выдать расписку о получении исполнения полностью или в соответствующей части. Запись в ведомости с подписью получателя выполняет сходную подтверждающую функцию.

Статья 682 ГК РФ предусматривает, что размер платы за жилое помещение и сроки её внесения определяются договором найма. Поэтому назначение, период и сумма в ведомости должны соответствовать условиям договора. Обязательная государственная форма ведомости законом не установлена.